Что должен сделать каждый руководитель перед отпуском
Организовываем свой отдых так, чтобы он не навредил вашему бизнесу
Многие руководители не отдыхают годами. Боятся, что без них компанию ожидает крах. Особенно если это стартап или малый бизнес, который ведет всего несколько человек. Женщине-боссу уйти в отпуск еще страшнее: мешают врожденная гиперответственность и стремление делать все идеально. Бизнес-коуч Жанна Лурье утверждает, что брать паузу порой всё же необходимо, и рассказывает, что стоит сделать руководителю перед отпуском.
Планируйте свой отпуск как минимум за 2 месяца
Если вы трудитесь в крупной компании, известите всю управленческую команду о своем предстоящем отпуске. Уточните в бухгалтерии и отделе кадров, нет ли плановых государственных проверок. Период проверок — не самое лучшее время для путешествий. Завершите все необходимые стратегические цели-задачи, которые можете решить только вы. Не делегируйте сложные проекты сотрудникам, оставьте их на постотпускное время. Если вы — хозяйка небольшого бизнеса, обучите человека, который остается «за старшего» всем нюансам, которые, как вы полагаете, ему стоит знать. Но тут следует быть острожной: не все хитрости и лайфхаки стоит раскрывать, если вы не полностью доверяете этому человека и не хотите, чтобы он, набравшись опыта, ушел и начал работать автономно. Хотя это, увы, случается довольно часто с любым малым бизнесом в любом случае.
Назначьте заместителя
Подбирая себе ИО на время отпуска, удостоверьтесь, что сотрудник обладает нужной квалификацией, временем и личностными качествами для исполнения поставленных перед ним задач. Удостоверьтесь в том, что ваш потенциальный ИО заинтересован в таком опыте. Подготовку надежного человека начинайте за месяц до собственного побега. Одна из основных функций вашего зама — контролировать поставленные вами задачи и сроки их исполнения. А значит, наделяя сотрудника обязанностями, не забудьте наделить его и полномочиями.
Делегируйте обязанности и полномочия и найдите «крайнего»
Давайте разберемся, что значит «делегировать». Просто не все понимают, что стоит за этой приятной фразой. Делегирование — это не просто спихнуть на кого-то свои дела. Это значит передать их, не забыв подробно объяснить (лучше по пунктам и в письменной форме), что, зачем и как. Чтобы максимально быстро и эффективно решить задачу, делегировать стоит не только обязанности, но, опять же, и полномочия.
Ответственность же не передается. Это — следствие передачи полномочий.
Распределите свои операционные обязанности и рутинную работу на квалифицированных специалистов, которые смогут выполнить поставленную перед ними задачу, обозначьте конкретные результаты, сроки и параметры, по которым он будет оценивать результат.
Важный момент: фиксируйте все непременно в письменной форме. Задачи и разъяснения обязательно записывайте и отправляйте по почте, а не озвучивайте устно. Иначе часть из них так и не будет выполнена, а вы даже не сможете доказать, что задача все же стояла.
Разработайте план на случай форс-мажора
Разработайте план «Х» на случай непредвиденных обстоятельств. Проинструктируйте, опять же в письменной форме, своего заместителя и других членов команды, что делать, если случится нечто ужасное. Пропишите, что именно можно считать неблагоприятными ситуациями, что предпринять в случае спорных или сомнительных ситуаций, кому писать, звонить и пр.
Держите руку на пульсе
Важный момент, о котором всегда забывают: не забудьте издать приказ о праве подписи документов. Четко укажите, кто именно и какие документы вправе подписывать. Попросите своего зама раз в неделю писать вам письмо-отчет, предположим, по пятницам в 10.00. Пусть в нем будет отражена важная для вас информация: процент выполнения плана, соблюдение плана производства, отметки о выполнения поставленных задач и прочие важные моменты. Выделите несколько пятничных минут на просмотр. Конечно, в отпуске больше всего хочется выключить телефон и забыть о работе вообще. Но у вас вряд ли это получится. Читать еженедельный отчет — оптимальный вариант.
