Как правильно проводить совещания
Советы бизнес-тренеров, которые принесут нужный результат
Встречи являются мощным инструментом, который часто недооценивают и неправильно используют. По статистике, подведенной американской компанией INFOCOMM, 50% времени собрания тратится впустую. Вместо того, чтобы создавать видимость работы на совещании, буквально за час можно обсудить все планы на будущую неделю. Учим вас семи полезным привычкам, которые помогут добиться практической пользы от совещаний:
1. Заранее составьте письменную повестку дня. Планирование совещания помогает выписать текущие рабочие вопросы и подпункты к ним, выделить время на обсуждение каждого. Своевременная подготовка дает вам возможность подвести статистику, подсчитать расходы и на их основе сформировать круг обсуждения.
2. Просмотрите список участников. Учтите, кто из коллег уехал в командировку, вышел в отпуск или заболел. Особенно важно удостовериться в присутствии на будущем совещании начальников отделов. Это нужно, чтобы не тратить время на обсуждение вопросов, которые не могут решиться без согласия руководства.
3. Управляйте собранием по часам. Составленный план поможет вам не отвлекаться и не растягивать собрание на несколько часов. Лучше поставить таймер на смартфоне, который будет сигнализировать об оставшемся на обсуждение времени. Предупреждайте, сколько времени есть для выступления каждого участника собрания.
4. Используйте слово «стоп» для управления обсуждениями вне темы. Разговаривать на личные вопросы, не касающиеся темы совещания, не стоит. Не стесняйтесь останавливать говорившего, предупреждая его об отхождении от темы. Время стоит денег, так что не тратьте его зря.
5. Подготовьте важные пункты и решения. Вместе с планом составьте официальные документы, предупреждающие о скорых изменениях в работе компании. Распечатайте по экземпляру на каждого участника совещания. В наглядной форме воспринимать информацию намного удобнее, чем на слух. У людей будет возможность написать примечания к новым пунктам, чтобы позже перечитать информацию в спокойной обстановке.
6. Делайте заметки для себя. Не отлынивайте от работы даже на совещании. Конспектируйте речь других участников, выделяйте маркером или цветными ручками основные пункты, чтобы позже было удобнее пробежаться глазами по конспекту. Особенно важную информацию записывайте на клейких стикерах, чтобы позже наклеить их на компьютер или рабочий стол. Дедлайны и важные даты вносите сразу в календарь смартфона и ставьте напоминание о них.
7. Следите за результатами. После совещания контролируйте выполнение оговоренных на нем обязательств. Не оставляйте все на совесть начальников и их подчиненных. Грамотный руководитель — мозг компании, который контролирует все отделы, а не только свою деятельность.
