Правильно организовываем работу женщины-руководителя
О функциях бизнес-ассистента WomanHit.ru рассказывает наш эксперт — Personal Assistants Марина Егорова
Рутинные процессы, операционная деятельность, контроль — все это отнимает огромное количество времени у руководителя, владельца бизнеса. Невозможно развиваться и идти вперед, если предприниматель все свое время тратит на одни и те же процессы. Часто они жалуются, что им «не хватает второй головы» или «не хватает еще одной пары рук». На самом деле им не хватает хорошего персонального ассистента — того человека, который возьмет все эти задачи на себя.
Какие функции выполняет личный ассистент, и чем он отличается от других сотрудников?
Если мы говорим о личных поручениях, то ассистенты могут заниматься даже семейными делами: организовывать праздники для детей, координировать их дополнительные секции и иные развлечения, организовывать семейные поездки; координировать домашний персонал и водителей; что важно для бизнес-леди — это записывать в салоны, спортзалы, на процедуры, дозваниваться до нужных людей, заказывать столики в ресторанах, отвозить вещи в химчистку и забирать туфли из ремонта. Это прекрасная возможность снять с себя все эти задачи!
Часто на бизнес-ассистентов возлагаются весьма нетривиальные поручения, справиться с которыми сможет только «человек со сверхспособностями». Например, организация свадьбы руководителя в Италии: нужно было перекрыть движение в итальянском городе, отправить туда около 150 гостей, предварительно забронировав на каждого номер в отеле, купив всем билеты на самолет и даже сделав визы тем, у кого их нет. А также контролировать на месте всю свадьбу.
Ну или еще: уговорить Адриано Челентано прилететь в Москву на частную вечеринку и спеть несколько песен. Помощница летала в другую страну, искала дом его менеджера и выжидала его на улице, чтобы иметь возможность все-таки как-то его уговорить, потому что по письменным запросам были сплошные отказы. Господин Челентано уже много лет не выступает ни за какие деньги. А она уговорила.
Главное отличие бизнес-ассистента от других сотрудников заключается в приближенности к первому лицу и конфиденциальности. Ассистент — это тот человек, который будет знать о вас все: когда вы были на приеме у стоматолога, в какие места вы ходите, где покупаете вещи, и с кем вы летали на уик-енд в Лиссабон, или с кем у вас была встреча в четверг в 12:00. Это высокая степень ответственности и конфиденциальности. Другим сотрудникам это недоступно. Именно поэтому персональные ассистенты более «закрытые», слегка отстраненные от коллектива, хотя и вполне вежливые и дружелюбные.
Как бизнес-ассистент определяет приоритетность задач?
Сильный бизнес-ассистент, точно так же, как и руководитель, разбирается в процессах внутри компании. Он понимает, что происходит сегодня в маркетинге, что — в отделе продаж, а также что творится на производстве и складах, так как всю эту информацию он ежедневно собирает для руководителя. И исходя из всех этих знаний и понимания ситуаций и внешней обстановки, умный ассистент грамотно координирует календарь руководителя, понимая, какая встреча в приоритете, а какую можно перенести или отменить. Что актуально, а что нет. Таким образом, ассистент ограждает руководителя от лишних встреч и вопросов. Кроме того, ассистенту можно дать полномочия решать какие-то вопросы самостоятельно, что также высвобождает для руководителя дополнительное свободное время.
Что должен уметь бизнес-ассистент?
Ассистент должен уметь все или хотя бы знать, где и как найти того, кто все сделает, что нужно руководителю. Ассистент должен просто УМЕТЬ РЕШАТЬ ЗАДАЧИ. Все. А как он будет это делать — это его дело. Руководителю ведь, по большому счету, без разницы, как будет выполняться задача. Важно, что задача будет сделана. И это главный навык всех ассистентов.
