Как человек, давно работающий в медиасфере, я побывала на большом количестве мероприятий. Какие-то из них были удачными, какие-то — нет. Возможно, этот опыт и подтолкнул меня к созданию своего event-агентства, ведь чем больше я посещала различных мероприятий, тем лучше понимала, как создать качественный продукт.

Как же понять, качественное мероприятие или нет? Для начала вы должны понимать его концепцию. Все мероприятия разные, и каждое из них преследует свою цель. Вы должны понимать, что это: презентация какого-либо товара (песни, клипа), чей-то день рождения, премия, концерт, показ или что-то другое. В зависимости от концепции мероприятия определяется его масштаб и целевая аудитория.

Итак, мы идем на мероприятие. Обычно в приглашение заранее прописываются все детали события: время, место, особые гости, дресс-код и прочие нюансы. Я считаю, 90% успеха — это совпадение ожидания с реальностью. В моей практике были случаи, когда нас приглашали на мероприятия и обещали светский раут с большим количеством представителей бомонда, но, придя на него, мы видели дешевую пьянку в баре. Организаторы мероприятий должны четко понимать, что, однажды облажавшись, вряд ли когда-либо смогут восстановить свою репутацию.

90 % успеха мероприятия — это совпадение ожидания с реальностью

Фото: Pixabay.com/ru

На что же идут оставшиеся 10%? Я считаю, это площадка, организация, сервис, программа, меню и ведущий.

Начнем по порядку. Площадка. Конечно, в приоритете люксовые места. Но из опыта скажу, что можно провести отличное мероприятие и в обычном кафе. Главное, чтобы количество гостей «вписывалось» в количество мест, а само заведение — в концепцию мероприятия. Согласитесь, неуместно проводить масштабную кинопремию, например, в самом тусовочном клубе Москвы, хотя в последнее время креативные решения в моде. Также организаторы должны подумать о том, как гости будут добираться до выбранной площадки.

Второй пункт — организация. Мероприятие должно быть продумано до мелочей. Каждый из организаторов должен знать, кто за что отвечает, и выполнять свою работу на 100%. И поверьте, даже если вы продумаете все нюансы, в самый «подходящий» момент, как правило, найдутся те мелочи, о которых вы и думать забыли. Объединим меню и сервис. Организаторы, исходя из концепции и цели мероприятия, должны представлять, как будет выглядеть меню, будут ли накрыты столы или это будет фуршет. Что касается кухни, то, по-моему, везде она примерно одинаковая, да и, поверьте, большинство людей приходит на мероприятия не покушать. Ну и конечно, ведущий и программа. Пожалуй, они и занимают большую часть эти× 10%. Ведь главное, чтобы гости не скучали и не захотели уйти через 10 минут. Иногда именно ведущий вытягивает все мероприятие на своих хрупких плечах. А что касается программы, то, опять же, специфика мероприятия и бюджет организаторов отвечают за этот пункт. Кто-то обходится одним малоизвестным ведущим, а кто-то привозит зарубежных звезд.

Мы рассмотрели все пункты в организации мероприятия, и, исходя из сказанного, можно ответить на вопрос, как отличить хорошее мероприятие от плохого. Самое главное, чтобы то, что обещают организаторы, в итоге увидели гости. Важно, чтобы площадка и программа соответствовали специфике мероприятия, а организация была на высшем уровне. Пожалуй, главным показателем успеха вечера можно считать тот факт, что гости не расходятся до его завершения, а остаются на after-party. Веселых вам мероприятий!